NOTICE OF PRIVACY PRACTICES

Doctors on Duty Medical Clinics
100 Wilson Road, Suite 100
Monterey, CA 93940

HIPAA Privacy Official:
(831) 242-8317

Effective Date: August 1, 2021

THIS NOTICE DESCRIBES HOW MEDICAL INFORMATION ABOUT YOU MAY BE USED AND DISCLOSED AND HOW YOU CAN GET ACCESS TO THIS INFORMATION. PLEASE REVIEW IT CAREFULLY.

We understand the importance of privacy and are committed to maintaining the confidentiality of your medical information. We make a record of the medical care we provide and may receive such records from others. We use these records to provide or enable other health care providers to provide quality medical care, to obtain payment for services provided to you as allowed by your health plan and to enable us to meet our professional and legal obligations to operate this medical practice properly. We are required by law to maintain the privacy of protected health information, to provide individuals with notice of our legal duties and privacy practices with respect to protected health information, and to notify affected individuals following a breach of unsecured protected health information. This notice describes how we may use and disclose your medical information. It also describes your rights and our legal obligations with respect to your medical information. If you have any questions about this Notice, please contact our Privacy Officer listed above.

TABLE OF CONTENTS

A. How This Medical Practice May Use or Disclose Your Health Information

The medical record is the property of this medical practice, but the information in the medical record belongs to you. The law permits us to use or disclose your health information for the following purposes:

  1. Treatment. We use medical information about you to provide your medical care. We disclose medical information to our employees and others who are involved in providing the care you need. For example, we may share your medical information with other physicians or other health care providers who will provide services that we do not provide or we may share this information with a pharmacist who needs it to dispense a prescription to you, or a laboratory that performs a test. We may also disclose medical information to members of your family or others who can help you when you are sick or injured, or following your death.
  2. Payment. We use and disclose medical information about you to obtain payment for the services we provide. For example, we give your health plan the information it requires for payment. We may also disclose information to other health care providers to assist them in obtaining payment for services they have provided to you.
  3. Health Care Operations. We may use and disclose medical information about you to operate this medical practice. For example, we may use and disclose this information to review and improve the quality of care we provide, or the competence and qualifications of our professional staff. Or we may use and disclose this information to get your health plan to authorize services or referrals. We may also use and disclose this information as necessary for medical reviews, legal services and audits, including fraud and abuse detection and compliance programs and business planning and management. We may also share your medical information with our “business associates,” such as our billing service, that perform administrative services for us. We have a written contract with each of these business associates that contains terms requiring them and their subcontractors to protect the confidentiality and security of your medical information. Although federal law does not protect health information which is disclosed to someone other than another healthcare provider, health plan, healthcare clearinghouse or one of their business associates, California law prohibits all recipients of healthcare information from further disclosing it except as specifically required or permitted by law. We may also share your information with other health care providers, health care clearinghouses or health plans that have a relationship with you, when they request this information to help them with their quality assessment and improvement activities, their patient-safety activities, their population-based efforts to improve health or reduce health care costs, protocol development, case management or care coordination activities, their review of competence, qualifications and performance of health care professionals, their training programs, their accreditation, certification or licensing activities, their activities related to contracts of health insurance or health benefits, or their health care fraud and abuse detection and compliance efforts. We may also share medical information about you with the other health care providers, health care clearinghouses and health plans that participate with us in “organized health care arrangements” (OHCAs) for any of the OHCAs’ health care operations. OHCAs include hospitals, physician organizations, health plans, and other entities which collectively provide health care services. A listing of the OHCAs we participate in is available from the Privacy Official.
  4. Health Information Exchanges / Care Everywhere. We may use and share your health information with your doctors/providers involved in your care through the Central Coast Health Connect, a Health Information Exchange (HIE) and the SVMHS Care Everywhere system using a secure internet connection. An HIE is a way of sharing health information with other participating health care providers or entities for treatment, payment and health care operation purposes. This allows your participating health care provider to have your most recent information available from other participating health care providers when making decisions about your care. You may opt-out and prevent your medical information from being available through the Central Coast Health Connect, or prevent the sharing of your health information by contacting the SVMHS Health Information Management Department at 831-759-1957. To opt-out of the SVMHS Care Everywhere system, please email helpdesk@svmh.com or call 831-771-3886.
  5. Appointment Reminders. We may use and disclose medical information to contact and remind you about appointments. If you are not home, we may leave this information on your answering machine or in a message left with the person answering the phone.
  6. Patient Follow-up Calls. We may have a Nurse contact you to inquire about the medical care you received while at our clinic and your health status. If you are not home, our Nurse may leave a message on your answering machine or a message may be left with the person answering the phone. This message will not disclose the reason for your visit but will ask for you to return the Nurse’s call at your convenience.
  7. Sign-in Process. We may use and disclose medical information about you by having you sign in when you arrive at our office. We may also call out your name when we are ready to see you.
  8. Notification and Communication with Family. We may disclose your health information to notify or assist in notifying a family member, your personal representative or another person responsible for your care about your location, your general condition or, unless you had instructed us otherwise, in the event of your death. In the event of a disaster, we may disclose information to a relief organization so that they may coordinate these notification efforts. We may also disclose information to someone who is involved with your care or helps pay for your care. If you are able and available to agree or object, we will give you the opportunity to object prior to making these disclosures, although we may disclose this information in a disaster even over your objection if we believe it is necessary to respond to the emergency circumstances. If you are unable or unavailable to agree or object, our health professionals will use their best judgment in communication with your family and others.
  9. Marketing. Provided we do not receive any payment for making these communications, we may contact you to encourage you to purchase or use products or services related to your treatment, case management or care coordination, or to direct or recommend other treatments, therapies, health care providers or settings of care that may be of interest to you. We may similarly describe products or services provided by this practice and tell you which health plans we participate in., We may receive financial compensation to talk with you face-to-face, to provide you with small promotional gifts, or to cover our cost of reminding you to take and refill your medication or otherwise communicate about a drug or biologic that is currently prescribed for you, but only if you either: (1) have a chronic and seriously debilitating or life-threatening condition and the communication is made to educate or advise you about treatment options and otherwise maintain adherence to a prescribed course of treatment, or (2) you are a current health plan enrollee and the communication is limited to the availability of more cost-effective pharmaceuticals. If we make these communications while you have a chronic and seriously debilitating or life-threatening condition, we will provide notice of the following in at least 14-point type: (1) the fact and source of the remuneration; and (2) your right to opt-out of future remunerated communications by calling the communicator’s toll-free number. We will not otherwise use or disclose your medical information for marketing purposes or accept any payment for other marketing communications without your prior written authorization. The authorization will disclose whether we receive any financial compensation for any marketing activity you authorize, and we will stop any future marketing activity to the extent you revoke that authorization.
  10. Sale of Health Information. We will not sell your health information without your prior written authorization. The authorization will disclose that we will receive compensation for your health information if you authorize us to sell it, and we will stop any future sales of your information to the extent that you revoke that authorization.
  11. Required by Law. As required by law, we will use and disclose your health information, but we will limit our use or disclosure to the relevant requirements of the law. When the law requires us to report abuse, neglect or domestic violence, or respond to judicial or administrative proceedings, or to law enforcement officials, we will further comply with the requirement set forth below concerning those activities.
  12. Public Health. We may, and are sometimes required by law, to disclose your health information to public health authorities for purposes related to: preventing or controlling disease, injury or disability; reporting child, elder or dependent adult abuse or neglect; reporting domestic violence; reporting to the Food and Drug Administration problems with products and reactions to medications; and reporting disease or infection exposure. When we report suspected elder or dependent adult abuse or domestic violence, we will inform you or your personal representative promptly unless in our best professional judgment, we believe the notification would place you at risk of serious harm or would require informing a personal representative we believe is responsible for the abuse or harm.
  13. Health Oversight Activities. We may, and are sometimes required by law, to disclose your health information to health oversight agencies during the course of audits, investigations, inspections, licensure and other proceedings, subject to the limitations imposed by federal and California law.
  14. Judicial and Administrative Proceedings. We may, and are sometimes required by law, to disclose your health information in the course of any administrative or judicial proceeding to the extent expressly authorized by a court or administrative order. We may also disclose information about you in response to a subpoena, discovery request or other lawful process if reasonable efforts have been made to notify you of the request and you have not objected, or if your objections have been resolved by a court or administrative order.
  15. Law Enforcement. We may, and are sometimes required by law, to disclose your health information to a law enforcement official for purposes such as identifying of locating a suspect, fugitive, material witness or missing person, complying with a court order, warrant, grand jury subpoena and other law enforcement purposes.
  16. Coroners. We may, and are often required by law, to disclose your health information to coroners in connection with their investigations of deaths.
  17. Organ or Tissue Donation. We may disclose your health information to organizations involved in procuring, banking or transplanting organs and tissues.
  18. Public Safety. We may, and are sometimes required by law, to disclose your health information to appropriate persons in order to prevent or lessen a serious and imminent threat to the health or safety of a particular person or the general public.
  19. Proof of Immunization. We will disclose proof of immunization to a school where the law requires the school to have such information prior to admitting a student if you have agree to the disclosure on behalf of yourself or your dependent.
  20. Specialized Government Functions. We may disclose your health information for military or national security purposes or to correctional institutions or law enforcement officers that have you in their lawful custody.
  21. Worker’s Compensation. We may disclose your health information as necessary to comply with worker’s compensation laws. For example, to the extent your care is covered by workers’ compensation, we will make periodic reports to your employer about your condition. We are also required by law to report cases of occupational injury or occupational illness to the employer or workers’ compensation insurer.
  22. Occupational Medicine. To the extent that pre-placement physicals, drug tests, and fitness-for-duty examinations are conducted at the request of an employer for the purpose of such workplace medical surveillance or work-related illness or injury, and the employer needs the information to comply with the requirements of OSHA, MSHA, or similar State law, the protected health information the employer needs to meet such legal obligation may be discussed to the employer without your authorization.
  23. Change of Ownership. In the event that this medical practice is sold or merged with another organization, your health information/record will become the property of the new owner, although you will maintain the right to request that copies of your health information be transferred to another physician or medical group.
  24. Breach Notification. In the case of a breach of unsecured protected health information, we will notify you as required by law. If you have provided us with a current email address, we may use email to communicate information related to the breach. In some circumstances our business associate may provide the notification. We may also provide notification by other methods as appropriate.
  25. Psychotherapy Notes. We will not use or disclose your psychotherapy notes without your prior written authorization except for the following: (1) your treatment, (2) for training our staff, students and other trainees, (3) to defend ourselves if you sue us or bring some other legal proceeding, (4) if the law requires us to disclose the information to you or the Secretary of HHS or for some other reason, (5) in response to health oversight activities concerning your psychotherapist, (6) to avert a serious threat to health or safety, or (7) to the coroner or medical examiner after you die. To the extent you revoke an authorization to use or disclose your psychotherapy notes, we will stop using or disclosing these notes.
  26. Research. We may disclose your health information to researchers conducting research with respect to which your written authorization is not required as approved by an Institutional Review Board or privacy board, in compliance with governing law.

B. When This Medical Practice May Not Use or Disclose Your Health Information

Except as described in this Notice of Privacy Practices, this medical practice will, consistent with its legal obligations, not use or disclose health information which identifies you without your written authorization. If you do authorize this medical practice to use or disclose your health information for another purpose, you may revoke your authorization in writing at any time.

C. Your Health Information Rights

  1. Right to Request Special Privacy Protections. You have the right to request restrictions on certain uses and disclosures of your health information by a written request specifying what information you want to limit, and what limitations on our use or disclosure of that information you wish to have imposed. If you tell us not to disclose information to your commercial health plan concerning health care items or services for which you paid for in full out-of-pocket, we will abide by your request, unless we must disclose the information for treatment or legal reasons. We reserve the right to accept or reject any other request, and will notify you of our decision.
  2. Right to Request Confidential Communications. You have the right to request that you receive your health information in a specific way or at a specific location. For example, you may ask that we send information to a particular email account or to your work address. We will comply with all reasonable requests submitted in writing which specify how or where you wish to receive these communications.
  3. Right to Inspect and Copy. You have the right to inspect and copy your health information, with limited exceptions. To access your medical information, you must submit a written request detailing what information you want access to, whether you want to inspect it or get a copy of it, and if you want a copy, your preferred form and format. We will provide copies in your requested form and format if it is readily producible, or we will provide you with an alternative format you find acceptable, or if we can’t agree and we maintain the record in an electronic format, your choice of a readable electronic or hardcopy format. We will also send a copy to any other person you designate in writing. We will charge a reasonable fee which covers our costs for labor, supplies, postage, and if requested and agreed to in advance, the cost of preparing an explanation or summary, as allowed by federal and California law. We may deny your request under limited circumstances. If we deny your request to access your child’s records or the records of an incapacitated adult you are representing because we believe allowing access would be reasonably likely to cause substantial harm to the patient, you will have a right to appeal our decision. If we deny your request to access your psychotherapy notes, you will have the right to have them transferred to another mental health professional.
  4. Right to Amend or Supplement. You have a right to request that we amend your health information that you believe is incorrect or incomplete. You must make a request to amend in writing, and include the reasons you believe the information is inaccurate or incomplete. We are not required to change your health information, and will provide you with information about this medical practice’s denial and how you can disagree with the denial. We may deny your request if we do not have the information, if we did not create the information (unless the person or entity that created the information is no longer available to make the amendment), if you would not be permitted to inspect or copy the information at issue, or if the information is accurate and complete as is. If we deny your request, you may submit a written statement of your disagreement with that decision, and we may, in turn, prepare a written rebuttal. You also have the right to request that we add to your record a statement of up to 250 words concerning anything in the record you believe to be incomplete or incorrect. All information related to any request to amend or supplement will be maintained and disclosed in conjunction with any subsequent disclosure of the disputed information.
  5. Right to an Accounting of Disclosures. You have a right to receive an accounting of disclosures of your health information made by this medical practice, except that this medical practice does not have to account for the disclosures provided to you or pursuant to your written authorization, or as described in paragraphs 1 (treatment), 2 (payment), 3 (health care operations), 6 (notification and communication with family) and 18 (specialized government functions) of Section A of this Notice of Privacy Practices or disclosures for purposes of research or public health which exclude direct patient identifiers, or which are incident to a use or disclosure otherwise permitted or authorized by law, or the disclosures to a health oversight agency or law enforcement official to the extent this medical practice has received notice from that agency or official that providing this accounting would be reasonably likely to impede their activities.
  6. You have a right to notice of our legal duties and privacy practices with respect to your health information, including a right to a paper copy of this Notice of Privacy Practices, even if you have previously requested its receipt by e-mail.

If you would like to have a more detailed explanation of these rights or if you would like to exercise one or more of these rights, contact our Privacy Officer listed at the top of this Notice of Privacy Practices.

D. Changes to this Notice of Privacy Practices

We reserve the right to amend our privacy practices and the terms of this Notice of Privacy Practices at any time in the future. Until such amendment is made, we are required by law to comply with this Notice. After an amendment is made, the revised Notice of Privacy Protections will apply to all protected health information that we maintain, regardless of when it was created or received. We will keep a copy of the current notice posted in our reception area, and a copy will be available at each appointment. We will also post the current notice on our website.

E. Complaints

Complaints about this Notice of Privacy Practices or how this medical practice handles your health information should be directed to our Privacy Officer listed at the top of this Notice of Privacy Practices.

If you are not satisfied with the manner in which this office handles a complaint, you may submit a formal complaint to:

Region IX
Office of Civil Rights
U.S. Department of Health & Human Services
90 7th Street, Suite 4-100
San Francisco, CA 94103
(415) 437-8310; (415) 437-8311 (TDD)
(415) 437-8329 (fax)
OCRMail@hhs.gov

The complaint form may be found here. You will not be penalized in any way for filing a complaint.

NOTIFICACIÓN SOBRE PRÁCTICAS DE PRIVACIDAD

Doctors on Duty Medical Clinics
100 Wilson Road, Suite 100
Monterey, CA 93940

Funcionario de privacidad HIPAA (Ley de transferencia y responsabilidad de seguros de salud):
(831) 242-8317

Fecha de entrada en vigor: 1ro de agosto de 2021

ESTA NOTIFICACIÓN DESCRIBE CÓMO SE PUEDE USAR Y COMPARTIR LA INFORMACIÓN MÉDICA SOBRE SU SALUD Y CÓMO PUEDE USTED TENER ACCESO A ESTA INFORMACIÓN. LE PEDIMOS QUE LA LEA CON ATENCIÓN.

Entendemos la importancia de la privacidad y nos comprometemos a mantener la confidencialidad de la información médica sobre usted. Nosotros llevamos registros de la atención médica que brindamos y recibimos registros de terceros. Dichos registros se usan para brindar una atención de calidad o ayudar a que otros proveedores puedan bridarla, obtener pago por servicios brindados según lo negociado con su plan de salud y ayudarnos a cumplir con obligaciones profesionales y legales para la adecuada administración de nuestros consultorios. La ley nos exige mantener la privacidad de la información médica protegida, informar a las personas de nuestras obligaciones legales y prácticas de privacidad con respecto a la información médica protegida, y notificar a las personas afectadas de una fuga de información médica protegida. Esta notificación describe cómo podemos usar y compartir su información médica. También describe sus derechos y nuestras obligaciones legales con respecto a dicha información. Si tiene alguna pregunta sobre esta notificación, por favor comuníquese con nuestro Oficial de Privacidad al número listado más arriba.

ÍNDICE

A. Cómo podemos usar o compartir su información médica en estos consultorios

Los registros de su historia médica son propiedad de estos consultorios, pero la información contenida en ellos le pertenece a usted. La ley nos permite usar o compartir su información médica para los siguientes propósitos:

  1. Tratamiento. Utilizamos su información médica para brindarle atención. Compartimos su información médica con nuestros empleados y a otras personas que participan en la prestación de servicios que usted necesita. Por ejemplo, podemos compartir información médica con otros médicos u otros proveedores de atención médica que presten servicios que nosotros no brindamos. También podemos compartir su información con un farmacéutico que la necesite para dispensarle una receta o con un laboratorio que deba realizar una prueba. También podemos darle información médica a miembros de su familia o a otras personas que puedan prestar ayuda cuando esté enfermo o lesionado, o en caso de muerte.
  2. Pago. Usamos y compartimos información médica para obtener pago por servicios prestados. Por ejemplo, le damos a su plan de salud la información que requiera para el pago de servicios. También podemos compartir la información con otros proveedores de atención médica para ayudarles a obtener el pago de servicios que ellos le hayan brindado.
  3. Funcionamiento de consultorios. Podemos usar y compartir información médica sobre usted para administrar estos consultorios. Por ejemplo, podemos usar y compartir información para revisar y mejorar la calidad de la atención que brindamos, o la competencia y las calificaciones de nuestro personal. Podemos usar y compartir información para que su plan de salud autorice servicios o derivaciones médicas (cuando se lo envía a un especialista). También podemos usar y compartir su información médica según sea necesario para auditorías médicas (para evaluar el cumplimiento de reglas), auditorías u otros servicios legales como programas de detección de fraude y abuso, programas de cumplimiento de normas y planificación y administración de negocios. También podemos compartir su información médica con nuestros “socios comerciales”, como nuestro servicio de facturación, que nos brindan servicios administrativos. Tenemos un contrato escrito con cada uno de estos socios comerciales que les exigen a ellos y a sus subcontratistas proteger la confidencialidad y la seguridad de su información médica. Aunque las leyes federales no protegen la información médica que se comparte con alguien que no sea un proveedor de atención médica, un plan de salud, un centro de intercambio de información médica o uno de sus socios comerciales, las leyes de California prohíben a todo aquel que recibe información médica compartirla, excepto cuando la ley lo requiera o lo permita específicamente. También podemos compartir su información con otros proveedores de atención médica, centros de intercambio de información médica o planes de salud que tengan relación con usted, cuando soliciten esta información para ayudarles con sus actividades de evaluación y mejora de la calidad de servicios; sus protocolos de seguridad de pacientes; sus esfuerzos para mejorar la salud de la población en general, reducir los costos de la atención médica, desarrollar protocolos, realizar tareas de administración de casos o coordinación de la atención; su evaluación de la competencia, las calificaciones y el desempeño de profesionales de la salud; sus programas de capacitación; sus actividades de acreditación, certificación o matriculación (cuando se otorga una licencia para el trabajo profesional); sus actividades relacionadas con contratos de seguro médico o beneficios de salud; o sus esfuerzos de detección de fraudes y abusos en la atención médica y de cumplimiento de normas. También podremos compartir información médica sobre usted con otros proveedores de atención médica, centros de intercambio de atención médica y planes de salud que participen junto a nosotros en “convenios de atención médica organizada” (OHCA, por su sigla del inglés “Organized Health Care Arrangement”) para cualquiera de las actividades de atención médica de los convenios OHCA. Los participantes de convenios OHCA incluyen hospitales, organizaciones de médicos, planes de salud y otras entidades que prestan servicios de atención médica. El funcionario de privacidad dispone de una lista de los convenios OHCA en los que participamos nosotros. Puede que eliminemos de un grupo de datos médicos información que lo identifique para que los datos puedan usarse con el fin de evaluar el tipo y la prestación de servicios de salud sin saber la identidad de los pacientes.
  4. Intercambios de información médica / Atención en todas partes. Usando una conexión de Internet segura, podemos usar y compartir su información médica con médicos o proveedores que le brindan atención a través de Central Coast Health Connect, un centro de intercambio de Información médica (HIE, por su sigla del inglés “Health Information Exchange”) y el sistema de atención en todas partes SVMHS Care Everywhere. Un HIE es una manera de compartir información médica con otros proveedores u otras entidades de atención participantes para brindar tratamiento, obtener pagos o realizar tareas administrativas relativas a la atención médica. Esto le permite a un proveedor participante obtener su información médica más reciente gracias a otros proveedores participantes y así poder tomar mejores decisiones sobre su atención. Usted puede elegir no participar (en inglés, “opt out”) e impedir que su información médica esté disponible en Central Coast Health Connect, o solicitar que no se comparta su información médica comunicándose al Departamento de Administración de Información médica de SVMHS al 831-759-1957. Para elegir no participar en el sistema de SVMHS Care Everywhere, por favor envíe un correo electrónico a helpdesk@svmh.com o llame al 831-771-3886
  5. Recordatorio de citas de consulta o tratamiento. Podemos usar y compartir información médica para comunicarnos con usted y recordarle sus citas. Si no está disponible, podemos dejarle un mensaje en el contestador o dárselo a quien conteste el teléfono.
  6. Llamadas de seguimiento. Puede que una enfermera se comunique con usted para preguntarle sobre la atención médica que recibió en nuestra clínica y sobre su estado de salud. Si no está disponible, la enfermera puede dejarle un mensaje en el contestador o dárselo a quien conteste el teléfono. Este mensaje no revelará el motivo de su consulta pero le pedirá que devuelva la llamada de la enfermera cuando le sea oportuno.
  7. Registro de pacientes con cita. Podemos usar y compartir información médica sobre usted cuando asista a una consulta y se registre en nuestra oficina. También podemos decir en voz alta su nombre cuando estemos listos para atenderlo.
  8. Notificación a y comunicación con familiares. Podemos compartir su información médica para comunicarnos o ayudar comunicarnos con un familiar, representante personal u otra persona responsable de su atención para notificarles dónde se encuentra usted, cuál es su estado general o, a menos que usted nos haya indicado lo contrario, si ha fallecido. En caso de desastre, podemos compartir información con una organización de socorro para que esta pueda coordinar esfuerzos de notificación. También podemos brindarle información a alguien que ayude con su atención médica o con el pago de la misma. Si usted puede y está disponible para aceptar u objetar la comunicación de información médica, le daremos la oportunidad de hacerlo antes de comunicarnos con terceros, aunque podemos compartir la información en caso de desastre aunque usted lo haya objetado si lo creemos necesario para responder a la emergencia. Si usted no puede o no está disponible para aceptar u objetar la comunicación de información médica, nuestros profesionales aplicarán su mejor criterio al comunicarse con familiares y terceros.
  9. Marketing. Sin recibir compensación (pago) por comunicarnos con usted, podemos animarle a que compre o utilice productos o servicios relacionados con su tratamiento, administración de su caso o coordinación de su atención, o para ponerlo en comunicación o recomendar otros tratamientos, terapias, proveedores o establecimientos de atención que pudieran ser de su interés. También podemos describir productos o servicios ofrecidos en nuestros consultorios y comunicarle en qué planes de salud participamos. Puede que se nos compense por para hablar con usted en persona, para darle pequeños regalos promocionales o para cubrir el costo de recordarle que tome y reponga su medicación o para comunicarle sobre una droga o un producto biológico que se le haya recetado, pero sólo en uno de estos dos casos: (1) si usted tiene una afección crónica que lo debilita gravemente o que pone en peligro su vida y la comunicación se hace para educarlo o aconsejarle sobre opciones de tratamiento y ayudarlo a mantener el curso de tratamiento prescrito, o (2) si usted es un afiliado actual del plan de salud y la comunicación se limita a la disponibilidad de productos farmacéuticos más baratos. Si nos comunicamos con usted y usted tiene una afección crónica que lo debilita gravemente o que pone en peligro su vida, le informaremos lo siguiente por escrito y en letras de tamaño 14: (1) la existencia y la fuente de la compensación; y (2) su derecho a optar por no recibir en el futuro comunicaciones con compensación para nosotros llamando al número de teléfono gratuito de quien se comunique con usted. No utilizaremos ni compartiremos de otro modo su información médica con fines de marketing ni aceptaremos ningún pago por otras comunicaciones de marketing sin su autorización previa por escrito. El documento de autorización le informará si recibimos alguna compensación financiera por marketing que usted autorice, y, además, interrumpiremos toda actividad de marketing en el futuro, si usted revoca la autorización.
  10. Venta de información médica. No venderemos su información médica sin autorización previa por escrito. El documento de autorización le informará que recibiremos compensación por su información médica si usted nos autoriza a venderla. Detendremos toda futura venta de su información si usted revoca dicha autorización.
  11. Requerido por ley. Según lo estipulado por ley, usaremos y compartiremos su información médica limitándonos a lo permitido o requerido por ley. Cuando la ley nos inste a reportar abuso, negligencia o violencia doméstica, o a responder a procedimientos judiciales o administrativos, o a responder a funcionarios del orden público, cumpliremos además con el requisito establecido a continuación en relación con esas actividades.
  12. Salud pública. Podemos, y, a veces, debemos por ley, compartir su información médica con las autoridades de salud pública para: la prevención o el control de enfermedades, lesiones o discapacidades; la denuncia de abuso o descuido de niños, ancianos o adultos dependientes; la denuncia de violencia doméstica; la notificación a la Administración de Alimentos y Medicamentos de problemas con productos y reacciones a medicamentos; y la notificación de la exposición a enfermedades o infecciones. Cuando notifiquemos sospechas de abuso o violencia doméstica de ancianos o adultos dependientes, le informaremos a usted o a su representante personal con prontitud, a menos que, según nuestro criterio profesional, creamos que dicha notificación pudiera ponerlo en riesgo de daño grave o significara informar a un representante personal sospechado de ser responsable del abuso o daño
  13. Actividades de supervisión de la salud. Podemos, y, a veces, debemos por ley, compartir su información médica con agencias de supervisión de la salud durante el curso de auditorías, investigaciones, inspecciones, licencias u otros procedimientos, sujeto a las limitaciones impuestas por las leyes federales y de California.
  14. Procedimientos judiciales y administrativos. Podemos, y, a veces, debemos por ley, compartir su información médica en el curso de un procedimiento administrativo o judicial en la medida en que lo autorice expresamente un tribunal o una orden administrativa. También podemos compartir su información en respuesta a una citación, solicitud de descubrimiento u otro proceso legal si se han hecho esfuerzos razonables para notificarle de tal solicitud y usted no ha objetado, o si una orden judicial o administrativa ha resuelto sus objeciones.
  15. Cumplimiento de la ley. Podemos, y, a veces, debemos por ley, compartir su información médica con un funcionario del orden público con fines tales como la identificación o localización de un sospechoso, fugitivo, testigo esencial o persona desaparecida; el cumplimiento de una orden judicial, una orden de arresto, la citación de un gran jurado y otros fines judiciales.
  16. Médicos forenses. Podemos, y, a menudo, debemos por ley, compartir su información médica con médicos forenses para colaborar en la investigación de muertes.
  17. Donación de órganos o tejidos. Podemos compartir su información médica con organizaciones que participan en la obtención, almacenamiento o trasplante de órganos y tejidos.
  18. Seguridad pública. Podemos, y, a veces, debemos por ley, compartir su información médica con las personas apropiadas a fin de prevenir o disminuir una amenaza seria e inminente a la salud o la seguridad de una persona en particular o del público en general.
  19. Prueba de inmunización. Compartiremos información sobre inmunizaciones con escuelas que deben por ley obtener dicha información antes de inscribir a un estudiante si usted ha aceptado que se comparta dicha información en su nombre o en el de su dependiente.
  20. Funciones especializadas del gobierno. Podemos compartir información médica para fines militares o de seguridad nacional o con instituciones correccionales u oficiales del orden que lo tengan a usted bajo custodia legal.
  21. Indemnización al trabajador. Podemos compartir información médica según sea necesario para cumplir con las leyes de indemnización laboral (o compensación de trabajadores o, en inglés, “workers compensation”). Por ejemplo, en la medida en que su atención esté cubierta por un seguro de indemnización laboral, le informaremos periódicamente a su empleador sobre su estado de salud. La ley también nos exige informar sobre lesiones o enfermedades relacionadas con el trabajo al empleador o a la aseguradora de indemnización laboral.
  22. Medicina laboral. Cuando se realicen exámenes físicos previos a una contratación, pruebas de detección de drogas y exámenes de aptitud laboral a petición de un empleador para el control de salud en su lugar de trabajo o para detectar una enfermedad o lesión laboral, y cuando el empleador necesite la información para cumplir con requisitos de OSHA, MSHA o una ley estatal similar, podemos compartir sin su autorización información médica protegida con el empleador que la necesite para cumplir con obligaciones legales.
  23. Cambio de dueño. En caso de que estos consultorios se vendan o se fusionen con otra organización, los registros de su información médica pasarán a ser propiedad del nuevo propietario, aunque usted mantendrá el derecho a solicitar que se transfieran copias de su información a otro médico o grupo médico.
  24. Notificación de infracciones. En caso de una infracción por la que se haya divulgado información médica protegida no asegurada, se lo notificaremos como lo exige la ley. Si usted nos ha brindado una dirección de correo electrónico actualizada, podemos usarla para comunicarnos con usted sobre la infracción. En algunos casos, puede que sea uno de nuestros socios comerciales quien se comunique con usted. También podemos notificárselo de otro modo según sea conveniente.
  25. Notas de psicoterapia. No utilizaremos ni compartiremos las notas de psicoterapia sin su autorización previa por escrito, excepto para: (1) brindarle tratamiento, (2) capacitar a nuestro personal, estudiantes y otros aprendices, (3) defendernos si usted nos demanda o inicia algún otro procedimiento legal, (4) cumplir con la ley si se nos exige que compartamos la información con usted o con el Secretario del Departamento de Salud y Servicios Humanos (HHS, por su sigla del inglés “Health and Human Services”) o por algún otro motivo, (5) responder a actividades de supervisión de la salud relacionadas con su psicoterapeuta, (6) evitar una amenaza grave a la salud o la seguridad, o (7) brindar información al médico forense o examinador médico después de su muerte. Si usted revoca la autorización para usar o compartir sus notas de psicoterapia, dejaremos de usarlas o compartirlas.
  26. Investigación. Podremos compartir su información médica con investigadores científicos que realicen estudios para los que no se requiera su autorización escrita, según lo aprobado por una junta de revisión institucional o una junta de privacidad, en cumplimiento de la ley vigente.

B. Cuándo no podemos usar o compartir su información médica en estos consultorios

Excepto en los casos descritos en esta notificación sobre prácticas de privacidad, estos consultorios, de acuerdo con sus obligaciones legales, no usarán ni compartirán información médica que pueda identificarlo sin su autorización por escrito. Si usted autoriza a estos consultorios a usar o compartir su información médica para otro propósito, sepa que puede revocar tal autorización por escrito en cualquier momento.

C. Sus derechos sobre información médica

  1. Derecho a solicitar protección especial de privacidad. Usted tiene el derecho a solicitar por escrito que se limite el uso o divulgación de su información médica especificando qué información quedará sujeta a límites y qué tipo de limites se impondrá al uso o divulgación de esa información. Si usted nos dice que no compartamos información con la empresa de su plan de salud sobre artículos o servicios de atención médica por los que usted ha pagado por completo de su bolsillo, acataremos su solicitud, a menos que debamos compartir la información por razones de tratamiento o legales. Nos reservamos el derecho de aceptar o rechazar cualquier otra solicitud, y le notificaremos nuestra decisión.
  2. Derecho a solicitar comunicaciones confidenciales. Usted tiene derecho a solicitar que se le comunique información médica de manera específica o en un lugar determinado. Por ejemplo, puede solicitar que enviemos información a una cuenta de correo electrónico en particular o a su dirección de trabajo. Cumpliremos con todas las solicitudes razonables que recibamos por escrito y que especifiquen cómo o dónde desea recibir estas comunicaciones.
  3. Derecho a copiar y examinar información. Usted tiene derecho de examinar y copiar su información médica, sujeto a limitadas excepciones. Para tener acceso a su información médica, debe presentar por escrito una solicitud detallando a qué información desea tener acceso, si desea examinarla u obtener una copia de la misma, y, si desea una copia, la forma y el formato en que la quiere. Le brindaremos las copias que solicite si es posible producirlas fácilmente, o le brindaremos un formato alternativo que usted considere aceptable, o, si no llegamos a un acuerdo y tenemos el registro en formato electrónico, le daremos una copia electrónica o impresa legible. También enviaremos una copia a toda persona que usted designe por escrito. Le cobraremos un monto razonable para cubrir costos de mano de obra, suministros, envío postal y, si se ha solicitado y pactado por adelantado, el costo de preparar una explicación o resumen, según lo permitan las leyes federales y de California. Podemos rechazar su solicitud en limitadas circunstancias. Si rechazamos su solicitud de acceso a registros de un hijo o a registros de un adulto incapacitado al que representa porque creemos de buena fe que permitirlo podría causar un daño sustancial al paciente, usted tendrá derecho a apelar nuestra decisión. Si rechazamos su solicitud de acceso a sus notas de psicoterapia, tendrá derecho a que se transfieran a otro profesional de salud mental.
  4. Derecho a cambiar o añadir información. Tiene derecho a solicitar que cambiemos información médica que usted considere incorrecta o incompleta. Debe hacer una solicitud de cambio por escrito e incluir las razones por las que cree que la información es incorrecta o incompleta. No estamos obligados a cambiar la información, y le ofreceremos información sobre el rechazo de cambios y qué puede hacer en respuesta a dicho rechazo. Podemos negar su solicitud si no tenemos la información, si no fuimos nosotros los que crearon la información (a menos que la persona o entidad que creó la información ya no esté disponible para hacer el cambio), si usted no tuviera permiso para examinar o copiar la información en cuestión, o si la información es correcta y completa tal como está. Si rechazamos su solicitud, usted puede presentar una declaración escrita de su desacuerdo con nuestra decisión y nosotros, a su vez, podemos preparar una refutación por escrito. También tiene derecho a solicitar que añadamos a su registro una declaración de hasta 250 palabras sobre cualquier cosa del mismo que considere incompleta o incorrecta. Toda la información relacionada con una solicitud para cambiar o añadir información se mantendrá y compartirá como parte de la información en disputa en el futuro.
  5. Derecho a una lista de quienes han recibido su información médica. Usted tiene derecho a recibir una rendición de cuentas de las transmisiones de su información médica hechas desde estos consultorios, excepto cuando fuera usted quien ha recibido la información o la información se haya compartido con su autorización escrita, o como se describe en los párrafos 1 (Tratamiento), 2 (Pago), 3 (Funcionamiento de consultorios), 8 (Notificación a y comunicación con familiares) y 20 (Funciones especializadas del gobierno) de la Sección A de la presente notificación sobre prácticas de privacidad o en caso de comunicaciones con fines de investigación o de salud pública que excluyan los identificadores directos del paciente, o que sean parte de un uso o transmisión permitido o autorizado por ley, o las comunicaciones a un organismo de supervisión de la salud o a las autoridades encargadas del orden público en la medida en que hayamos recibido notificación de dicho organismo o funcionario público en la que aseguren que la falta de comunicación impediría su deber público.
  6. Derecho a recibir una copia digital o en papel de esta notificaciónUsted tiene derecho a que le notifiquemos nuestros deberes legales y prácticas de privacidad con respecto a su información médica, incluso derecho a una copia impresa de esta notificación sobre prácticas de privacidad, aún si usted ha solicitado anteriormente recibirla por correo electrónico.

Si desea obtener una explicación más detallada de estos derechos o si desea ejercer uno o más de sus derechos, comuníquese con el funcionario de privacidad al número que aparece al comienzo de esta notificación.

D. Cambios en esta notificación sobre prácticas de privacidad

Nos reservamos el derecho de cambiar nuestras prácticas de privacidad y los términos de esta notificación sobre prácticas de privacidad en cualquier momento en el futuro. Hasta que hagamos dicho cambio, estamos obligados por ley a cumplir con la presente notificación. Después de hacer un cambio, la nueva notificación sobre prácticas de privacidad (revisada) entrará en vigor y cubrirá toda la información médica protegida que mantenemos, sin importar cuándo se haya creado o recibido. Mantendremos una copia de la notificación en vigencia en nuestra recepción, y habrá disponible una copia en cada cita de consulta o tratamiento. También la publicaremos en nuestro sitio web.

E. Quejas

Debe dirigir las quejas sobre esta notificación sobre prácticas de privacidad o sobre cómo estos consultorios manejan su información médica a nuestro funcionario de privacidad, cuyos datos aparecen al comienzo de esta notificación.

Si no está satisfecho con la manera en que esta oficina maneja una queja, puede presentar una queja formal a la Oficina de Derechos Civiles en la siguiente dirección:

Region IX
Office of Civil Rights
U.S. Department of Health & Human Services
90 7th Street, Suite 4-100
San Francisco, CA 94103
(415) 437-8310; (415) 437-8311 (TDD, dispositivo de telecomunicación para sordos)
(415) 437-8329 (fax)
OCRMail@hhs.gov

El formulario de cumplimiento se puede encontrar aquí. Presentar una queja no lo perjudicará de ninguna manera.